Журнал поездок (sõidupäevik) из GPS-отчётов в Excel

При составлении журнала поездок (sõidupäevik) неудобно задним числом вспоминать, когда машина ездила и сколько километров прошла. Отчёты Mugav Auto GPS помогают найти эти данные: можно посмотреть поездки, остановки и пробег, а затем сохранить результат в Excel-файле. Содержательные пояснения к поездкам добавляет сама фирма.

Если вы ищете электронный журнал поездок, стоит разделить две вещи: собранные данные о движении автомобиля и объяснение фирмы, зачем была сделана поездка. Отчёт нашей системы даёт основу для первой части. По одному маршруту нельзя определить, ездил ли водитель к клиенту, вёз товар или совершал личную поездку.

Обязателен ли журнал поездок?

Согласно разъяснению Налогово-таможенного департамента (EMTA), вести журнал поездок для легкового автомобиля работодателя не требуется, поскольку личные поездки нельзя возмещать на основании учёта. Если работодатель хочет подтвердить использование машины исключительно для предпринимательской деятельности и рабочих поездок, он может вести журнал поездок, в том числе электронный GPS-журнал. Если такое использование доказано, спецльгота (erisoodustus) не возникает.

В руководстве EMTA по учёту использования автомобиля выбор способа учёта оставлен предпринимателю: среди вариантов названы подробный журнал поездок и GPS-услуга стороннего поставщика.

Наш GPS-отчёт даёт исходные данные о перемещениях; цели поездок и подтверждающие их сведения фирма добавляет сама. За подробностями обратитесь к руководствам EMTA или своему бухгалтеру.

Какие данные даёт GPS-отчёт

Для журнала поездок полезны три основных отчёта. Выбирайте тот, который отвечает на ваш вопрос.

Отчёт	Что в нём есть	Чем помогает
Trips — поездки	Время начала и окончания поездки, продолжительность и пройденное расстояние	Можно найти отдельную поездку и посмотреть её маршрут на карте
Stops — остановки	Место, начало, окончание и продолжительность остановки	Можно посмотреть, где и как долго стояла машина
Summary — сводка	Пробег за выбранный период	Даёт общее представление об использовании машины, например за месяц

Отчёт можно составить по одной или нескольким машинам. В каждой отслеживаемой машине должен быть свой трекер. Фирма с несколькими автомобилями может смотреть их перемещения в одной системе, без отдельного решения для каждого автомобиля.

Что фирма добавляет сама

GPS-трекер записывает перемещения, но не знает цели поездки. Например, остановка у магазина не говорит, покупали там рабочие инструменты или личные вещи. Местоположение автомобиля само по себе также не объясняет, кто был за рулём.

Договоритесь внутри фирмы, кто просматривает отчёты и добавляет пояснения. В рабочем файле может быть полезно указывать, например:

• цель поездки: доставка товара или встреча с клиентом;
• клиента или работу, с которыми связана поездка;
• имя водителя, если машиной пользуются несколько человек;
• отметку фирмы о рабочей или личной поездке.

Это рекомендации по организации работы, а не автоматические поля нашего отчёта или официальный бланк журнала поездок. Добавляйте пояснения, например, в рабочую копию выгруженного отчёта. Так данные о перемещениях и ваши собственные заметки останутся чётко разделены.

Как сделать из отчёта рабочий файл

Начните с одной машины и короткого знакомого периода. Так проще проверить содержимое таблицы, прежде чем брать целый месяц или несколько автомобилей.

1. Составьте отчёт о поездках для нужной машины и периода и скачайте его через Export (XLSX).
2. Сохраните исходный файл и сделайте рабочую копию для пояснений фирмы.
3. Просмотрите поездки и добавьте цели и другие заметки, нужные в вашей работе.

В отчётах Trips, Stops и Summary столбцы таблицы, выбранные через Columns, попадают и в Excel-файл. Подробные шаги экспорта и снимки экрана — в статье «История поездок и отчёты».

Пример: одна машина, несколько задач

Допустим, утром автомобиль фирмы был у поставщика, затем у клиента, а вечером водитель совершил личную поездку. Trips помогает найти поездки, а Stops — остановки. Summary даёт сводку пробега за выбранный период.

Водитель или другой ответственный человек отмечает в рабочем файле, какая поездка была связана с поставщиком или клиентом, а какая была личной. Если за день машиной пользовались несколько человек, фирма добавляет и это пояснение сама. Записанный GPS-маршрут помогает вспомнить поездку, но её цель должен добавить человек.

Если поездка отсутствует или маршрут неточный

Сначала проверьте выбранную машину, даты и время последней передачи данных. Инструкции — в статье «Использование приложения». При обрыве связи данные могут поступить позже; до этого обзор может быть неполным. Подробнее — в статье «Как работает GPS-трекер».

Подробность маршрута зависит и от настроек записи и передачи. Система определяет поездки и остановки по полученным данным; короткие перемещения или остановки могут не появиться отдельной строкой. Поэтому непонятный участок стоит сверить с картой и пояснением водителя.

Чего нет в GPS-отчёте

Отчёт о поездках не показывает расход топлива. Подключение к разъёму OBD также не означает автоматического чтения штатного одометра: например, FMB020 использует разъём для питания, а пробег определяет по GPS.

Кнопка трекера, например у FMP100, не разделяет поездки на рабочие и личные: в нашей услуге это не настроено.

Какой трекер подходит для автомобиля фирмы

Для постоянной установки можно рассмотреть Teltonika FTC921. Он устанавливается под приборной панелью и питается от автомобиля, поэтому его не нужно регулярно снимать для зарядки. Об уведомлении работников читайте в статье «GPS-трекер в служебной машине: уведомление работников».

Перед выбором посмотрите демосистему и подумайте, нужны ли вам отдельные поездки, месячный пробег или и то и другое. Если хотите уточнить, чем отчёты помогут в вашей работе, свяжитесь с нами через страницу контактов.