Sõidupäevik GPS-jälgija aruannetest Excelis

Sõidupäeviku koostamisel on tüütu tagantjärele meenutada, millal auto sõitis ja kui pika maa läbis. Mugav Auto GPS-i aruanded aitavad need andmed üles leida: saate vaadata sõite, peatusi ja läbisõitu ning salvestada tulemuse Exceli failina. Ettevõte lisab juurde sõitude sisulised selgitused.

Kui otsite elektroonilist sõidupäevikut, tasub kõigepealt eristada kahte asja: auto liikumise kohta kogutud andmeid ja ettevõtte selgitust, miks sõit tehti. Meie süsteemi aruanne annab esimese jaoks aluse. Üksnes marsruudi põhjal ei selgu, kas juht käis kliendi juures, viis kaupa või tegi erasõidu.

Kas sõidupäevik on kohustuslik?

Maksu- ja Tolliameti (EMTA) selgituse järgi ei ole tööandja sõiduauto puhul sõidupäeviku pidamine vajalik, sest erasõite ei saa arvestuse alusel hüvitada. Kui tööandja soovib tõendada auto kasutamist ainult ettevõtluseks ja töösõitudeks, võib ta pidada sõidupäevikut, sealhulgas elektroonilist GPS-sõidupäevikut. Kui selline kasutus on tõendatud, ei teki erisoodustust.

EMTA arvestuse pidamise juhis jätab arvestusviisi ettevõtja valida: võimalustena on toodud üksikasjalik sõidupäevik ja kolmanda isiku GPS-teenus.

Meie GPS-aruanne annab selleks liikumise lähteandmed; sõitude eesmärgid ja neid toetavad kinnitused lisab ettevõte ise. Täpsemate küsimuste korral vaadake EMTA juhiseid või pidage nõu raamatupidajaga.

Millised andmed saate GPS-aruandest

Sõidupäeviku jaoks on kasulikud kolm põhiaruannet. Valige nende vahel selle järgi, millisele küsimusele vastust otsite.

Aruanne	Mida sellest leiate	Kuidas see aitab
Trips ehk sõidud	Sõidu alguse ja lõpu aeg, kestus ning läbitud vahemaa	Leiate üksiku sõidu ja saate vaadata selle teekonda kaardil
Stops ehk peatused	Peatuse koht, algus, lõpp ja kestus	Saate üle vaadata, kus ja kui kaua auto peatus
Summary ehk koondaruanne	Valitud perioodi läbisõit	Saate ülevaate näiteks ühe kuu kasutusest

Aruande saab koostada ühe või mitme auto kohta. Igal jälgitaval autol peab olema oma jälgija. Mitme autoga ettevõttes saab nii vaadata liikumisi ühest süsteemist, ilma et iga auto jaoks peaks eraldi lahendust kasutama.

Mida ettevõte ise juurde lisab

GPS-jälgija salvestab liikumise, kuid ei tea sõidu eesmärki. Näiteks peatus poe juures ei ütle, kas osteti töövahendeid või isiklikke asju. Samuti ei selgita auto asukoht iseenesest, kes roolis oli.

Leppige ettevõttes kokku, kes aruanded üle vaatab ja selgitused lisab. Tööfailis võib olla kasulik märkida näiteks:

• sõidu eesmärk, nagu kauba viimine või kliendikohtumine;
• klient või töö, millega sõit seotud oli;
• juhi nimi, kui sama autot kasutab mitu inimest;
• ettevõtte enda märge töö- või erasõidu kohta.

Need on soovitused töö korraldamiseks, mitte meie aruande automaatsed väljad ega ametlik sõidupäeviku vorm. Lisage selgitused näiteks eksporditud aruande töökoopiasse. Nii jäävad liikumisandmed ja teie enda märkused selgelt eristatavaks.

Kuidas aruandest tööfail teha

Alustage ühest autost ja lühikesest tuttavast perioodist. Nii on lihtsam kontrollida, mida tabel näitab, enne kui võtate ette terve kuu või mitu sõidukit.

1. Koostage soovitud auto ja perioodi kohta sõiduaruanne ning laadige see alla valikuga Export (XLSX) („Ekspordi (XLSX)”).
2. Salvestage algne fail ja tehke sellest töökoopia, kuhu lisate ettevõtte selgitused.
3. Vaadake sõidud üle ning lisage eesmärgid ja muud teie töökorralduses vajalikud märkused.

Aruannete Trips, Stops ja Summary puhul lähevad valikuga Columns („Veerud”) määratud tabeliveerud ka Exceli faili. Täpsed ekspordisammud ja ekraanipildid leiate artiklist „Sõiduajalugu ja aruanded”.

Näide: üks auto, mitu ülesannet

Oletame, et ettevõtte auto käis hommikul tarnija juures, seejärel kliendi juures ja õhtul tegi juht isikliku sõidu. Trips aitab leida sõidud ning Stops peatused. Summary annab valitud perioodi läbisõidust koondpildi.

Juht või teine vastutaja lisab tööfaili, milline sõit oli seotud tarnija või kliendiga ning milline oli isiklik. Kui sama autot kasutas päeva jooksul mitu inimest, lisab ettevõte ka selle selgituse ise. GPS-i salvestatud teekond aitab sõitu meenutada, kuid sõidu eesmärgi peab lisama inimene.

Kui mõni sõit puudub või teekond on ebatäpne

Kontrollige esmalt valitud autot ja kuupäevi ning viimase andmeedastuse aega. Juhised leiate artiklist „Rakenduse kasutamine”. Ühenduse katkemisel võivad andmed saabuda hiljem; enne seda võib ülevaade olla poolik. Lähemalt lugege artiklist „Kuidas GPS-jälgija töötab”.

Teekonna detailsus sõltub ka salvestamise ja edastamise seadistusest. Süsteem koostab sõidud ja peatused saadud andmete põhjal; lühikesed liikumised või peatused ei pruugi eraldi reana ilmuda. Seetõttu tasub ebaselget kohta vaadata koos kaardi ja juhi selgitusega.

Mida GPS-aruanne ei sisalda?

Sõiduaruanne ei näita kütusekulu. Samuti ei tähenda OBD-pessa ühendamine automaatselt auto enda odomeetri lugemist: näiteks FMB020 kasutab pesa toiteks ning määrab läbisõidu GPS-i järgi.

Jälgija nupp (näiteks FMP100-l) ei jaga sõite töö- ja erasõitudeks: see ei ole meie teenuses seadistatud.

Milline jälgija sobib ettevõtte autosse

Kui soovite püsivat paigaldust, tasub kaaluda Teltonika FTC921 jälgijat. See paigaldatakse armatuurlaua alla ja saab toite autost, nii et jälgijat ei pea korrapäraseks laadimiseks eemaldama. Töötajate teavitamisest lugege artiklit GPS-jälgija ettevõtte autos.

Enne valikut vaadake demosüsteemi ja mõelge, kas vajate üksikute sõitude ülevaadet, kuu läbisõitu või mõlemat. Kui soovite täpsustada, mida aruanded teie töökorraldusele annavad, võtke meiega ühendust kontaktilehe kaudu.