GPS-jälgija ettevõtte autos: töötajate teavitamine

Tööauto GPS-jälgimine algab selgetest reeglitest, kuidas asukohaandmeid töös kasutatakse. Enne esimest jälgitavat sõitu peaks töötaja teadma, miks autos on jälgija, kes tema sõite näeb ja kuidas käsitletakse erasõite.

Ka väikeses ettevõttes, kus on vaid mõni auto, tasub need küsimused enne seadme kasutuselevõttu kirja panna. Juht peaks teadma, mida tema kasutatava auto kohta kogutakse ja milleks seda kasutatakse. Ettevõtte auto kasutamine ei anna tööandjale õigust töötajat piiranguteta jälgida.

Alustage eesmärgist ja õiguslikust alusest

Enne jälgija valimist sõnastage, millist tööga seotud probleemi soovite lahendada. Üldsõnaline „tahame teada, kus autod on” jätab lahtiseks, miks asukohta vaja on, millal seda vaadatakse ja mida kogutud andmetega tehakse.

Näiteks võib küsimus olla sõitude arvestuses või autode kasutamise korraldamises. Hinnake, kas soovitud tulemuse saaks ka vähemate andmetega või leebema meetmega.

Andmekaitse Inspektsiooni ehk AKI selgituse järgi on GPS-seadmega autot kasutav töötaja tuvastatav. Tööandja vajab andmete töötlemiseks õiguslikku alust ja peab seda töötajale selgitama. Töötaja nõusolek üldjuhul aluseks ei sobi.

Töötaja kontrollimiseks tuleb valida tema privaatsust võimalikult vähe riivavad meetmed.

Mida töötajale kirjalikult selgitada

Teavitage töötajat enne jälgimise alustamist. Praktiline viis on koostada arusaadav kirjalik teavitus, mille juurde saab hiljem tagasi tulla. Ainult lause „autos on GPS” ei selgita veel, mida see igapäevases töös tähendab.

Teavituse koostamisel vastake vähemalt järgmistele küsimustele:

1. Miks jälgijat kasutatakse? Nimetage konkreetne eesmärk ja õiguslik alus.
2. Milliseid andmeid kogutakse? Kirjeldage, milliseid andmeid teie lahendus päriselt kogub, näiteks auto asukohta ja sõiduajalugu.
3. Millal jälgitakse? Selgitage tööaja, erasõitude ja puhkepäevade korraldust.
4. Kes andmeid näeb? Nimetage ettevõttes inimesed või rollid, kes neid oma ülesannete täitmiseks vajavad.
5. Kui kaua andmed säilivad? Eristage teenuses kättesaadavat ajalugu ja ettevõtte enda salvestatud aruandeid.
6. Kelle poole saab küsimustega pöörduda? Andke töötajale ettevõttesisene kontakt selgituste küsimiseks.

Kasutage lihtsaid lauseid. Kui kirjutate, et andmeid vaadatakse kindla ülesande jaoks, peab ka tegelik töökorraldus sellele vastama. Teavitus peaks kirjeldama korda, mis päriselt toimib ja mida on tehniliselt kontrollitud.

Erasõidud, õhtud ja nädalavahetused

Kui töötaja võib ettevõtte autoga ka isiklikke sõite teha, tuleb nende käsitlemine eraldi läbi mõelda. Tööülesannete korraldamiseks vajalik info ei tähenda automaatselt vajadust teada töötaja vaba aja liikumisi.

Näiteks võib auto jääda reede õhtul töötaja kätte ja olla tema kasutuses kuni esmaspäevani. Enne jälgimise alustamist peaks olema selge, kuidas tööväliseid sõite käsitletakse ning kuidas välditakse põhjendamatut sekkumist eraellu. Ärge piirduge selgitusega „me tavaliselt nädalavahetusel kaarti ei vaata”.

Eristage andmete kogumist ja nende hilisemat vaatamist. Sõiduandmed võivad salvestuda ka siis, kui keegi parasjagu kaarti ei ava. Enne töötajatele tutvustamist kontrollige, kas kavandatud kord on tehniliselt teostatav.

Kes näeb andmeid ja kui kaua ajalugu säilib

Piirake juurdepääsu jälgimise eesmärgi järgi. Väikeses ettevõttes tasub samuti selgelt määrata, kes andmeid kasutab ja milleks. Võimalus vaadata kõiki marsruute ei tähenda, et iga töötaja või juht peaks neile ligi pääsema.

Kui teil on jälgijale endiselt ligipääs, näete Mugav Auto GPS-is viimase 24 kuu sõiduajalugu. See on teenuse ajaloo ulatus, mitte õiguslik põhjendus, miks teie ettevõte peaks kõiki andmeid kaks aastat kasutama või eraldi säilitama. Ettevõtte vajadus ja andmete säilitamise korraldus tuleb eraldi läbi mõelda.

Ka allalaaditud aruanded sisaldavad sõiduandmeid. Kui salvestate neid ettevõtte enda kaustadesse, määrake ka nende kasutajad ja säilitamise kord. Aruannete kasutamist selgitab sõitude ja aruannete juhend. Sõitude arvestuse korraldamisest lugege ka GPS-sõidupäeviku artiklist.

Kui tasuline teenus lõpeb, asukoht enam ei uuene. Olemasolevad andmed jäävad veel kolmeks kuuks kättesaadavaks, seejärel eemaldatakse jälgija koos kogu selle ajalooga. Konto eemaldatakse juhul, kui seal pole teisi jälgijaid. Lähemalt lugege teenuse pikendamisest.

Peidetud paigaldus ei tähenda salajast jälgimist

Tööautosse püsivaks paigalduseks pakume näiteks Teltonika FTC921 jälgijat, mis paigutatakse armatuurlaua alla, kus see silma ei paista. Seadme füüsiline asukoht ja töötaja teavitamine on eri küsimused: varjatud paigaldus ei anna luba inimese eest jälgimist varjata.

Mugav Auto jälgijat ei tohi kasutada inimeste salajaseks jälgimiseks, jälitamiseks ega eraelu rikkumiseks. Töötaja peab jälgimisest teadma ka siis, kui tal ei ole igapäevaselt põhjust seadet ennast näha. Ärge asendage teavitamist ootusega, et juht leiab seadme ise üles.

Mida enne kasutuselevõttu üle kontrollida

Vaadake koos vastutava inimesega üle eesmärk, õiguslik alus, kirjalik teavitus, töövälise aja korraldus, ligipääs ja säilitamine. Võrrelge kirja pandud reegleid sellega, mida süsteem tegelikult teeb. Kui mõni vastus on ebaselge, lahendage see enne töötajate sõitude jälgimist.

Keerulisema olukorra, näiteks erakasutuse ja töövajaduste põimumise või töötajaga tekkinud vaidluse puhul pöörduge juristi poole. See artikkel annab üldise lähtekoha ega kinnita konkreetse ettevõtte jälgimiskorralduse õiguspärasust.

Tehniliste võimaluste täpsustamiseks võtke meiega ühendust. Kirjeldage, kuidas autosid kasutatakse ja millist korraldust vajate, et saaksime enne seadme valikut selgitada, mida lahendus võimaldab.