Уведомление работников о GPS-слежении: памятка работодателю и образец

Работодатель отвечает за то, чтобы GPS-слежение за автомобилями было законным и работники знали о нём заранее. Эта памятка помогает правильно подготовить слежение; почему уведомление обязательно, объясняет статья о слежении за машиной фирмы. Наши роли и обязанности записаны в договоре об обработке данных.

Памятка работодателю до включения трекера

1. Сформулируйте цель (учёт рабочих поездок, защита имущества, логистика) и убедитесь, что слежение необходимо и соразмерно этой цели.
2. Задокументируйте правовое основание — как правило, оценку законного интереса или исполнение трудового договора; согласие работника обычно не подходит (AKI). Сам по себе трудовой договор права на GPS-слежение не даёт.
3. Уведомите работников до начала слежения в форме, допускающей письменное воспроизведение (образец ниже). Тайное слежение запрещено.
4. Ограничьте доступ к данным только теми работниками, кому он нужен для рабочих задач.
5. Если машина используется и для личных поездок, заранее договоритесь о порядке и ограничьте слежение рабочим использованием. Слежение в реальном времени вне рабочего времени AKI не допускает.
6. Проверьте сроки хранения: в системе история хранится 24 месяца; если вам нужен более короткий срок, удалите данные сами или дайте нам письменное указание. Не используйте 24-месячный потолок системы автоматически как обоснование собственной потребности.
7. Если слежение постоянное и в реальном времени или автопарк большой, оцените, нужна ли оценка воздействия на защиту данных (ст. 35 GDPR; глава 5 общего руководства AKI).

Образец уведомления работника

Приспособьте образец к своей фирме и заполните места в квадратных скобках.

УВЕДОМЛЕНИЕ: GPS-трекер в служебном автомобиле

Ответственный обработчик: [название фирмы, рег. код, контакт; контакт специалиста
по защите данных, если есть].

[Фирма] уведомляет, что на автомобиль [марка/модель/рег. номер] установлен GPS-трекер.

Цель: [учёт рабочих поездок / защита имущества фирмы / организация работы].
Правовое основание: [конкретный законный интерес фирмы, ссылка на итог взвешивания /
исполнение трудового договора].
Собираемые данные: местоположение автомобиля, маршруты движения, скорость,
время поездок.
Объём слежения: [постоянно / в рабочее время; порядок для личных поездок: …].
Хранение: история поездок до 24 месяцев; после окончания услуги до 3 месяцев
(в резервных копиях до 12 месяцев).
Доступ к данным: [должности/лица].
Получатели данных: поставщик услуги OÜ Ravolar Grupp (Mugav Auto), который
обрабатывает данные от имени фирмы на основании договора об обработке данных
(gpsauto.ee/andmetootlusleping, включая субобработчиков).

Вы имеете право ознакомиться со своими данными, потребовать исправления неточных
данных, удаления данных или ограничения обработки, а также, когда это применимо,
переносимости данных. Против обработки на основании законного интереса вы можете
возразить исходя из своей ситуации. Обращайтесь: [контакт]. Вы вправе подать
жалобу в Инспекцию по защите данных (aki.ee).

Дата: …   Подпись работника (подтверждение ознакомления, не согласие): …

Подпись подтверждает ознакомление, а не согласие

Подпись работника на образце подтверждает, что он ознакомился с уведомлением, — это не согласие: согласие в трудовых отношениях обычно не годится как основание слежения. Если работник отказывается подписать, это не мешает слежению на законном основании, но факт уведомления нужно зафиксировать иначе: например, электронным письмом с подтверждением получения или протоколом собрания.

Это наши вспомогательные материалы для работодателя, а не правовая оценка порядка слежения конкретной фирмы. По вопросам свяжитесь с нами.