Töötajate teavitamine GPS-jälgimisest: tööandja meelespea ja näidis

Tööandja vastutab selle eest, et sõidukite GPS-jälgimine oleks seaduslik ja töötajad teaksid sellest ette. See meelespea aitab jälgimise õigesti ette valmistada; miks teavitamine on kohustuslik, selgitab artikkel ettevõtte auto jälgimisest. Meie rollid ja kohustused on kirjas andmetöötluslepingus.

Tööandja meelespea enne jälgija kasutuselevõttu

1. Sõnastage eesmärk (töösõitude arvestus, vara kaitse, logistika) ja veenduge, et jälgimine on selle jaoks vajalik ja proportsionaalne.
2. Dokumenteerige õiguslik alus — üldjuhul õigustatud huvi hinnang või töölepingu täitmine; töötaja nõusolek üldjuhul aluseks ei sobi (AKI). Töölepingu olemasolu iseenesest ei anna õigust GPS-jälgimiseks.
3. Teavitage töötajaid enne jälgimise algust kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (näidis allpool). Salajane jälgimine on keelatud.
4. Piirake juurdepääs andmetele ainult nende töötajatega, kellel on seda tööülesanneteks vaja.
5. Kui autot kasutatakse ka isiklikeks sõitudeks, leppige kord eelnevalt kokku ja piirake jälgimine tööalase kasutusega. Tööajavälist reaalajas jälgimist AKI ei luba.
6. Vaadake üle säilitamine: süsteemis on ajalugu 24 kuud; kui vajate lühemat, kustutage andmed ise või andke meile kirjalik korraldus. Ärge kasutage süsteemi 24-kuulist ülempiiri automaatselt oma säilitamisvajaduse põhjendusena.
7. Kui jälgimine on pidev ja reaalajas või autopark on suur, hinnake, kas vajalik on andmekaitsealane mõjuhinnang (GDPR art 35; AKI üldjuhendi 5. peatükk).

Töötaja teavitamise näidis

Kohandage näidis oma ettevõttele ja täitke nurksulgudes kohad.

TEAVITUS: GPS-jälgija töösõidukis

Vastutav töötleja: [ettevõtte nimi, registrikood, kontakt; andmekaitsespetsialisti
kontakt, kui on].

[Ettevõte] teavitab, et sõidukile [mark/mudel/reg-nr] on paigaldatud GPS-jälgija.

Eesmärk: [töösõitude arvestus / ettevõtte vara kaitse / töö korraldamine].
Õiguslik alus: [ettevõtte konkreetne õigustatud huvi, viide kaalumise kokkuvõttele /
töölepingu täitmine].
Kogutavad andmed: sõiduki asukoht, liikumisteekonnad, kiirus, sõitude ajad.
Jälgimise ulatus: [pidevalt / tööajal; kord isiklike sõitude puhul: …].
Säilitamine: sõiduajalugu kuni 24 kuud; pärast teenuse lõppu kuni 3 kuud
(varukoopiates kuni 12 kuud).
Juurdepääs andmetele: [ametikohad/isikud].
Andmete saajad: teenusepakkuja OÜ Ravolar Grupp (Mugav Auto), kes töötleb andmeid
ettevõtte nimel andmetöötluslepingu alusel (gpsauto.ee/andmetootlusleping,
sh alltöötlejad).

Teil on õigus oma andmetega tutvuda, nõuda ebaõigete andmete parandamist, andmete
kustutamist või töötlemise piiramist ning kohaldumisel andmete ülekandmist.
Õigustatud huvil põhinevale töötlemisele võite esitada oma olukorrast lähtuva
vastuväite. Pöörduge: [kontakt]. Teil on õigus esitada kaebus Andmekaitse
Inspektsioonile (aki.ee).

Kuupäev: …   Töötaja allkiri (teadmiseks võtmine, mitte nõusolek): …

Allkiri kinnitab teadmist, mitte nõusolekut

Töötaja allkiri näidisel kinnitab, et ta on teavitusega tutvunud — see ei ole nõusolek, sest nõusolek töösuhetes üldjuhul jälgimise aluseks ei sobi. Kui töötaja keeldub allkirjast, ei takista see seaduslikul alusel jälgimist, kuid teavitamise fakt tuleb fikseerida muul viisil: näiteks e-kirjaga, mille kättesaamine on kinnitatud, või koosoleku protokolliga.

Need on meie abimaterjalid tööandjale, mitte õiguslik hinnang konkreetse ettevõtte jälgimiskorraldusele. Küsimuste korral võtke meiega ühendust.